Die Digitlisierung …

… ist nicht nur in aller Munde, sie ist auch in der Landwirtschaft angekommen und verändert sie grundlegend.

Neue Produkte und Verfahrensprozesse wälzen sie um.

Unseren Alltag bestimmt sie schon lange und macht auch vor der Agrarwirtschaft nicht halt: Die Digitalisierung. Auch hier wird die Erfassung und Verarbeitung von Datenmengen aus den verschiedenen Quellen immer wichtiger. Viele Neuerungen führen zu einer Veränderung auf dem Markt. Es ist wie bei Hase und Igel: Am Ende gewinnt der Schnellste und Pfiffigste das Rennen um seinen Stellenwert am Markt.

Auch die Landtechnik wird sich auf lange Sicht umorientieren und über kurz oder lang bei den Herstellern von Traktoren und anderer Landtechnik ankommen. Autonome Traktoren wie die Studie von Case werden schon bald ohne Fahrer auskommen.

Quelle: Case

Auch das Agrarbüro wird digital

Dabei ist es wichtig zu wissen: Ein digitales Ablagesystem vereinfacht ganz wesentlich die Prozesse im Agrarbüro – Unterlagen schneller finden, strukturierter ablegen und leichter mit anderen teilen sind hier als Hauptvorteile zu nennen. Die Voraussetzung hierfür ist jedoch in jedem Fall ein gutes Dokumentenmanagementsystem, ein DMS, und sorgfältig strukturierte Arbeitsabläufe für Ablage und Bearbeitung der digitalen Dokumente.

Wie kommt man nun am besten in die digitale Bürowelt?

Der erste Schritt ist, das passende DMS auswählen: Suchen Sie sich Dokumentenmanagementsystem aus, das zu Ihren betrieblichen Bedürfnissen passt. Der Markt bietet leider zwar eine große Auswahl für mittlere und große Unternehmen, doch das Angebot an Lösungen für die Landwirtschaft ist eher klein.

Im nächsten Schritt heißt es: Papier vermeiden. Den geringsten Aufwand hat man natürlich, wenn Dokumente digital im Agrarbüro ankommen. Vergessen Sie also nicht, Ihre Geschäftspartner darum zu bitten, bevorzugt PDF-Dokumente per eMail zu senden und auf Briefpost möglichst zu verzichten. Zwar werden nicht alle Unternehmen das leisten können, aber viele haben bereits auf digitale Arbeitsabläufe umgestellt und stellen ihre Rechnungen selbstverständlich als PDF zur Verfügung. Im papierlosen Büro schließlich lassen sich die Dokumente schnell wiederfinden. Voraussetzung ist jedoch wie bereits gesagt eine durchdachte Ordnerstruktur. In einigen DMS-Systemen muss diese Ordner selbst angelegt werden, in anderen wieder wird eine Struktur vorgeschlagen die für das Agrarbüro bereits optimiert ist. Auch bereits bestehende Ordnersysteme am PC lassen sich meist in das DMS integrieren.

Den richtigen Dokumentenscanner wählen, am besten ein Modell, das von dem gewünschten DMS unterstützt wird. Dabei sind TWAIN und I.R.I.S. gängige Standards. Der gewünschte Scanner sollte eine Auflösung von mindestens 300 dpi liefern und Blätter direkt von beiden Seiten scannen können (duplex-Funktion).  Das was noch auf Papier ankommt, sollte konsequent digitalisiert werden. Hierfür können festgelegte Arbeitsroutinen auf dem Dokumentenscanner genutzt werden. Die Scans landen dann im digitalen Dokumenteneingang, von wo aus sie direkt weiterbearbeitet werden können.

Um das Papier-Archiv zu vereinfachen, sollte für Papier-Originale, die Sie aufbewahren wollen, eine möglichst einfache Ablagestruktur schaffen und aus der digitalen Datei sollte hervorgehen, wo sich das Papier-Original befindet. Das Arbeiten mit Kisten spart das Lochen der Belege.

Konsequent den Papierkorb nutzen! Muss ein digitalisiertes Dokument wirklich auch als Papier-Original aufbewahrt werden? Wenn keine Aufbewahrungspflicht besteht, entsorgen Sie die Papierversion, denn das spart Platz im Regal. Gewöhnen Sie sich auch daran, nur noch mit der digitalen Version eines Dokumentes zu arbeiten. Notizen usw. sind nur dort hinzuzufügen, denn oppeltes Arbeiten ergibt auch im papierlosen Büro keinen Sinn. Abgeschlossene Vorgänge wandern vom digitalen Schreibtisch, Ihrem Desktop, in das digitale Archiv.

Auch das Handy kann als Scanner fungieren: Die Kameras der Geräte liefern zum großen Teil sehr gute Ergebnisse, um zum Beispiel Lieferscheine oder Gebinde-Aufkleber von unterwegs aus zu scannen. Mit eMail und Archiv auf Smartphone oder Tablet erledigen Sie einen Teil der Büroarbeit einfach von unterwegs!

Durchhalten heißt die Parole!

Haben Sie erst einmal einen Bestand von einhundert bis zweihundert Dokumenten in Ihrem Archiv arat, merken Sie, wie sich die Arbeitsabläufe vereinfachen und beschleunigen können. Das mühsame Suchen in den Papier-Akten und die Haufen von Akten auf dem Schreibtisch haben durch das digitale Büro ein Ende.

Fazit:

Dein Weg zum papierlosen Büro, ist in der Regel einfacher, als man denkt. Nutzenn Sie die Technik konsequent und bleiben Sie auch am Ball. Die Vorteile werden durch Ordnung, Platz und Zeitersparnis schnell spürbar sein.